01 Veri sorumlusu
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca, HUKBİS hizmet sağlayıcısı tarafından ("HUKBİS") HUKBİS yazılım hizmetlerinin ve hukbis.com.tr internet sitesinin sunulması kapsamında hazırlanmıştır.
Veri sorumlusunun kimlik ve iletişim bilgileri bu sayfadaki "Hizmet sağlayıcı bilgileri" bölümünde yer alır. KVKK kapsamındaki başvurularınızı info@hukbis.tr adresine iletebilirsiniz.
02 İşlenen kişisel veri kategorileri
Hizmetin kullanılış biçimine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir. Kullanılmayan bir modüle özgü veriler işlenmez.
- Kimlik ve iletişim: ad, soyad, T.C. kimlik veya vergi numarası, telefon, e-posta ve adres
- Talep ve sipariş: deneme, demo ve iletişim talepleri; seçilen modüller, kullanıcı sayısı, fatura bilgileri ve ödeme referansı
- Müşteri işlem: kurum, kullanıcı hesabı, rol, yetki, oturum ve işlem kayıtları
- Hukuk bürosu içeriği: müşterinin sisteme eklediği müvekkil, karşı taraf, dosya, evrak, not ve mali kayıtlar
- İşlem güvenliği: IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, UYAP Kâtibi sürümü, işlem zamanı ve hata kayıtları
- UYAP ve e-imza işlemleri: görev talebi, görev sonucu, kullanılan bilgisayar ve gizli bilgi içermeyen sertifika özeti
03 E-imza ve UYAP sırları
E-imza PIN'i, UYAP şifresi, sertifika özel anahtarı ve UYAP oturum çerezi HUKBİS sunucusuna gönderilmez. Bunlar yalnız müşterinin eşleştirilmiş büro bilgisayarında, yerel işlem sırasında kullanılır.
Kullanıcı yerelde hatırlama tercihi verirse PIN yalnız işletim sisteminin kullanıcıya bağlı güvenli kimlik kasasında tutulabilir; bu tercih ayrıca kapatılabilir.
04 İşleme amaçları
Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü biçimde işlenir.
- Deneme, demo, iletişim ve sipariş taleplerini almak ve yanıtlamak
- Sözleşmeyi kurmak, büro çalışma alanını açmak, faturalandırmak ve ödemeyi eşleştirmek
- HUKBİS hizmetini işletmek, teknik destek vermek ve güncellemek
- Kullanıcı, rol, yetki ve büro ayrımını yönetmek
- Dosya, evrak, UYAP, UETS, PTT, e-posta, yapay zekâ ve diğer seçili modülleri çalıştırmak
- Bilgi güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek, yedeklemek ve hataları çözmek
- Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve uyuşmazlıklarda işlem izini korumak
- Açık izin verilmesi hâlinde ürün duyuruları ve ticari elektronik ileti göndermek
05 Hukuki sebepler
Veriler; KVKK m.5/2 kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
Ticari elektronik ileti gönderimi yalnız 6563 sayılı Kanun uyarınca verdiğiniz onaya dayanır; onayınızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
Hukuk dosyalarında özel nitelikli kişisel veriler bulunabilir. Bu verilerin hangi hukuki dayanakla sisteme eklendiğini müşteri hukuk bürosu belirler; HUKBİS bunları hizmetin teknik olarak sunulması dışında bir amaçla kullanmaz.
06 Aktarım ve alıcı grupları
Veriler yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde ve uygun güvenlik tedbirleriyle aktarılabilir.
- Barındırma, yedekleme, e-posta ve teknik destek hizmeti alınan tedarikçiler
- Bankalar ve faturalandırma hizmeti sağlayıcıları
- Müşterinin seçtiği yapay zekâ özelliklerinde, yalnız müşterinin gönderdiği metinle sınırlı olarak yapay zekâ hizmet sağlayıcıları
- Müşterinin talimatıyla işlem yapılan UYAP, UETS ve benzeri resmî sistemler
- Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri
07 Toplama yöntemi
Veriler; hukbis.com.tr sitesindeki formlar, HUKBİS web ve mobil uygulamaları, Windows masaüstü programı, HUKBİS UYAP Kâtibi, müşteri yüklemeleri, entegrasyonlar, destek talepleri ve güvenlik kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.
08 Saklama, iade ve silme
Veriler sözleşme ilişkisi devam ettiği sürece ve mevzuattan doğan saklama veya ispat süreleri boyunca tutulur. Abonelik sona erdiğinde 30 günlük veri iade penceresi uygulanır; talep edilen dışa aktarım paketi için hedef teslim süresi 7 iş günüdür. Günlük yedekler 14 gün, aylık arşivler 6 ay, güvenlik ve işlem kayıtları en az 2 yıl saklanır.
Sonuçlanmayan deneme ve iletişim talepleri en geç 2 yıl sonra silinir veya anonim hâle getirilir. Yasal ve vergisel zorunluluklar daha uzun bir süre gerektiriyorsa ilgili kayıtlar bu zorunlulukla sınırlı olarak saklanır.
09 İlgili kişinin hakları
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları varsa silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı info@hukbis.tr adresine veya bu sitedeki hesap ve veri talebi formuna iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
10 Hukuk bürosu verisiyle ilgili rol ayrımı
HUKBİS, müşterinin müvekkil, karşı taraf ve dosya verilerinin içeriğini veya hukuki dayanağını belirlemez. Bu içerik bakımından müşteri hukuk bürosu veri sorumlusu; HUKBİS ise müşterinin talimatıyla teknik hizmet sunan veri işleyendir. HUKBİS'in kendi abonelik, güvenlik ve destek kayıtları bakımından veri sorumlusu sıfatı ayrıca doğar.