01 Amaç ve kapsam
Bu sözleşme; Müşterinin HUKBİS'e aktardığı kişisel verilerin hangi talimatla, hangi sınırlar içinde ve hangi güvenlik tedbirleriyle işleneceğini düzenler ve Kullanım Koşulları ve Abonelik Sözleşmesi'nin ekidir.
02 Tarafların rolleri
Müşteri hukuk bürosu, kendi faaliyeti kapsamında sisteme eklediği müvekkil, karşı taraf, dosya, evrak ve mali kayıtların veri sorumlusudur. HUKBİS bu verileri Müşterinin talimatıyla barındıran ve teknik hizmet sunan veri işleyendir.
HUKBİS'in kendi abonelik, faturalama, kullanıcı hesabı, destek ve güvenlik kayıtlarında veri sorumlusu sıfatı ayrıca doğar.
03 İşlenen veri ve ilgili kişi grupları
İşlenen veriler Müşterinin etkinleştirdiği modüllere göre değişir.
- Müvekkil ve karşı taraf kimlik/iletişim bilgileri
- Dava, icra, arabuluculuk, sözleşme, ihtarname ve danışmanlık kayıtları
- UYAP evrakı, büro belgesi, dilekçe, not ve iletişim içerikleri
- Dosya carisi, masraf, tahsilat ve diğer mali kayıtlar
- Büro kullanıcıları, roller, yetkiler ve işlem geçmişi
- UYAP Kâtibi cihazı, gizli bilgi içermeyen sertifika özeti ve görev sonucu
04 Belgelenmiş müşteri talimatı
HUKBİS veriyi yalnız hizmeti çalıştırmak, saklamak, görüntülemek, yedeklemek, güvenliği sağlamak, destek vermek ve Müşterinin komutuyla entegrasyona iletmek amacıyla işler.
Müşteri talimatı olmaksızın UYAP'a evrak gönderilmez, takip açılmaz, ödeme yapılmaz veya başka resmî işlem başlatılmaz. UYAP'tan veri alınması, o kaydın kendiliğinden büro kasasına veya müvekkil carisine işlenmesi anlamına gelmez.
05 Gizlilik ve yetkili erişim
HUKBİS personeli müşteri verisine yalnız görev gereği, gerekli ölçüde ve kayıtlı yetkiyle erişebilir. Olağan kullanıcılar denetim kayıtlarını değiştiremez veya silemez.
06 Alt veri işleyenler
Barındırma, yedekleme, e-posta, yapay zekâ veya destek hizmeti alınan tedarikçiler alt veri işleyen olabilir. Güncel alt veri işleyen listesi talep hâlinde Müşteriye bildirilir; yeni bir alt veri işleyen eklenmesi önceden duyurulur.
07 Teknik ve idari güvenlik tedbirleri
Tedbirler risk ve ürün sürümüne göre güncellenir.
- Hukuk bürosu bazlı veritabanı, belge alanı, oturum ve önbellek ayrımı
- Rol, modül, işlem ve kanal bazlı erişim
- Oturum ve parola güvenliği; iptal edilebilir cihaz anahtarı
- Dosya görüntüleme ve indirmede büro ve yetki kontrolü
- Düzenli yedekleme ve sunucu dışı üçüncü kopya
- Kritik işlemlerde değiştirilemeyen denetim izi
- PIN, UYAP parolası, özel anahtar ve oturum çerezinin sunucuya gönderilmemesi
- Teknik kayıt paketlerinde sırların ve gereksiz kişisel verinin ayıklanması
08 Veri iadesi ve silme
Abonelik sona erdiğinde 30 günlük veri iade penceresi tanınır. Müşteri dışa aktarım paketi isterse hedef teslim süresi 7 iş günüdür; veri hacmi veya teknik zorunluluk nedeniyle gecikme olursa Müşteri bilgilendirilir.
İade süresi sonunda veri aktif sistemden silinir veya erişilemez hâle getirilir. Yedeklerden silme, saklama süresi ve yedek rotasyonu tamamlandığında gerçekleşir; yasal saklama zorunlulukları saklıdır.
09 Güvenlik ihlali bildirimi
HUKBİS, müşteri verisini etkileyen ciddi bir güvenlik olayını öğrendiğinde gecikmeksizin Müşteriyi bilgilendirir. Bildirimde bilinen kapsam, etkilenen veri kategorileri, alınan veya önerilen tedbirler ve Müşterinin atabileceği adımlar yer alır.
10 Denetim ve bilgi talepleri
Müşteri makul aralıklarla teknik ve idari tedbirler hakkında bilgi talep edebilir. İnceleme; sistem güvenliğini, diğer müşterilerin gizliliğini, ticari sırları veya hizmet sürekliliğini ihlal etmeyecek yöntemle yürütülür.