Yazışma dosyaya bağlanır
E-posta, ekleri ve ilgili kişi tek işlemde dosyanın iletişim geçmişine eklenir.
İletişim ve Müvekkil
E-posta / Posta
E-postayı gelen kutusunda bırakmayın; dosyaya, göreve ve büro hafızasına dönüştürün.
Günlük büro işinde karşılığı
E-postayı gelen kutusunda bırakmayın; dosyaya, göreve ve büro hafızasına dönüştürün.
HUKBİS Posta, büronun mevcut e-posta hesabını ayrı bir uygulamada açıp kapatma ihtiyacını azaltır. Gelen ve giden yazışmaları okurken ilgili dosyayı seçebilir, eki Evraklar alanına kaydedebilir, mesajı iş emrine veya ajanda kaydına çevirebilirsiniz.
Bir çalışan izinli olduğunda yazışmanın ne hakkında olduğu yalnız onun posta kutusunda kalmaz. Dosyayla ilişkilendirilen mesaj, eki ve işlem geçmişi aynı dosyanın çevresinde bulunur; müvekkile gönderilecek durum e-postaları ise onaylı bir akışla ve gönderim günlüğüyle ilerler.
Mesaj işe dönüşür
Bir e-postadan görev ya da ajanda kaydı üretildiğinde konu ve bağlam yeniden yazılmaz.
Gönderim takip edilir
Müvekkil bilgilendirmesi, toplu duyuru, açılma takibi ve gönderim günlüğü aynı merkezde kalır.
Ekran ve iş akışları
Modülün yaptığı bütün iş.
01 · Gelen ve giden posta
Kullandığınız e-posta hesabı HUKBİS içinde çalışır.
IMAP ve SMTP bağlantısıyla gelen kutusu, gönderim ve taslak işlemleri için ayrı bir posta hizmetine geçmeniz gerekmez.
- Gelen mesajı, göndereni, alıcıyı, tarihi ve ekleri birlikte görüntüleme
- Yeni e-posta gönderme; taslak kaydetme ve büro imzası kullanma
- Kişi kayıtlarından ve geçmiş yazışmalardan adres seçme
- Mesajları toplu işleme, silme ve okunmamış sayaçlarını izleme
- E-postayı yazdırmaya uygun görünümde açma
- Bağlantı bilgilerini bir kez tanımlayıp büro hesabıyla çalışmaya devam etme
02 · Dosya bağlantısı
E-posta içeriği dosyanın çalışma geçmişine katılır.
Yazışma yalnız konu satırından ibaret değildir; ek, görev, tarih ve ilgili dosya birlikte korunur.
- Gelen veya giden mesajı dava, icra ya da başka bir büro dosyasına bağlama
- Dosya içinden yalnız o dosyayla ilişkilendirilmiş yazışmaları görme
- Mesaj ekini tek tuşla Evraklar / Drive alanına kaydetme
- Mesajı sorumlusu ve termini belirlenmiş iş emrine çevirme
- Toplantı, son gün veya hatırlatma içeren mesajı ajandaya aktarma
- Dosyaya bağlı e-postanın ekini sonradan yeniden indirme
03 · Müvekkil iletişimi
Durum bildirimleri rastgele gönderilen e-postalar olmaktan çıkar.
Dosya bilgisiyle hazırlanan müvekkil e-postaları, onay ve günlük mekanizmasıyla büro standardına bağlanır.
- Dosya üzerinden müvekkile durum bildirimi hazırlama
- Gönderim öncesi onay bekleyen iletileri ayrı listede inceleme
- Gönderilen durum e-postalarını günlük ekranında izleme
- Birden fazla alıcıya büro duyurusu gönderme
- İsteğe bağlı açılma takibiyle iletinin görüntülenip görüntülenmediğini kontrol etme
- Takvim beslemesiyle duruşma ve ajandayı kullanılan takvim uygulamasına bağlama
04 · Kurallar ve temizlik
Tekrarlayan posta işlerini kurallara bırakın.
Posta kuralları ve otomatik yanıt seçenekleri, yoğun gelen kutusunu daha yönetilebilir tutar.
- Gönderen, konu veya içerik koşuluna göre posta kuralı oluşturma
- Belirli durumlar için otomatik yanıt metni tanımlama
- Teslim edilemeyen e-posta bildirimlerini ayıklama
- Açılma takibini ileti bazında durdurma
- Gönderim, dosya bağlantısı ve kullanıcı işlemlerini geriye dönük izleme
Adım adım
Bir e-posta geldiğinde dört ekranda işlem yapmak zorunda kalmayın.
Mesajı okuma anı, dosyanın güncellendiği ve işin ekipte paylaşıldığı ana dönüşür.
-
Mesajı açın
Göndereni, içeriği ve ekleri HUKBİS Posta ekranında birlikte görün.
-
Dosyayı ilişkilendirin
İlgili kaydı arayıp mesajı o dosyanın iletişim geçmişine bağlayın.
-
Eki ve işi ayırın
Gerekli eki Drive'a kaydedin; yapılacak işi görev veya ajanda kaydına çevirin.
-
Takibi dosyadan sürdürün
Sonraki çalışan yazışmaya, eke ve göreve dosyanın içinden ulaşsın.
Gerçek kullanım durumları
Bir hukuk bürosunda nasıl karşılık bulur?
Bilirkişi raporu e-postayla geldi
Rapor eki dosyanın evraklarına kaydedilir; inceleme işi sorumlu avukata terminli görev olarak atanır ve e-posta dosya geçmişinde kalır.
Müvekkil dosyanın durumunu sordu
Dosya ekranından standart durum bildirimi hazırlanır, gerekiyorsa onaya gönderilir ve gönderim günlüğü saklanır.
Mahkeme kaleminden toplantı saati bildirildi
Mesaj dosyaya bağlanır, saat ajandaya aktarılır ve ekip mesajı tekrar aramak zorunda kalmaz.
HUKBİS farkı
Gerçek kullanım örneği
Bir görev e-postasında atayan kişi, öncelik, termin ve bağlı dosya birlikte görünür; kullanıcı göreve doğrudan HUKBİS'te döner.
Birlikte çalışan modüller
Bu modül tek başına kalmaz.
Görev ve İş Emri
İşi sorumlusuna, dosyasına, önceliğine ve terminine bağlayarak takip edin.
İncele →
Evraklar / Drive
Büro evraklarını klasör, dosya, kişi ve görünürlük bilgisiyle ortak arşivde yönetin.
İncele →
Ofis Sohbeti ve Destek
Büro içi yazışmaları, ekleri ve destek taleplerini kullanıcı ve dosya bağlamında izleyin.
İncele →
Karar sizin
E-posta / Posta modülünü kendi dosyanızla görün.
Ortak demo bürosunu tek tıkla açın ya da kendi verinizle çalışacağınız 14 günlük ücretsiz deneme bürosu isteyin. Kurulum, sunucu veya kredi kartı gerekmez.