Ekip ve Zaman

Görev ve İş Emri

Sözlü talimatı unutulabilir bir ricadan çıkarın; dosyası, sorumlusu ve termini belli işe dönüştürün.

Kullanımda

Günlük büro işinde karşılığı

Sözlü talimatı unutulabilir bir ricadan çıkarın; dosyası, sorumlusu ve termini belli işe dönüştürün.

Hukuk bürosunda bir iş yalnız 'yapılacak' denildiği için yönetilmiş olmaz. Hangi dosyaya ait olduğu, kim tarafından verildiği, kimin üstlendiği, ne zamana kadar tamamlanacağı ve bugün hangi durumda bulunduğu birlikte görünmüyorsa sorumluluk mesajların ve hafızanın arasında kaybolur.

HUKBİS Görev ve İş Emri, talebi ilgili dosya, kişi veya evrakla ilişkilendirir; öncelik, termin, açıklama, atayan ve sorumlu bilgilerini tek kayıtta tutar. İş yeni, devam eden, tamamlanan ya da süresi geçen durumda izlenir; pano, takvim ve e-posta bildirimi bağlantıları sayesinde ekip hem ofisten hem internet erişimi olan başka bir çalışma yerinden aynı görev kaydına bakar.

Açık sorumluluk

İşi veren, üstlenen ve termin bilgisi tek kayıtta görüldüğü için görev sahipsiz kalmaz.

Dosya bağlamı

Görev ilgili dosya, kişi veya evraka bağlı olduğundan çalışan işi araştırarak başlamaz.

Gecikme görünürlüğü

Süresi geçen görevler pano ve durum listelerinde ayrılır; yönetici zamanında müdahale edebilir.

HUKBİS Görev ve İş Emri ekranı (örnek verilerle) — Görev ve İş Emri — HUKBİS demo ortamından gerçek ekran, örnek verilerle.

Ekran ve iş akışları

Modülün yaptığı bütün iş.

01 · Görev kaydı

Talimatı, işi yapacak kişinin ihtiyaç duyacağı ayrıntıyla verin.

İyi tanımlanmış görev, tekrar soru sorma ihtiyacını ve yanlış dosyada çalışma riskini azaltır.

Göreve anlaşılır başlık ve ayrıntılı açıklama ekleme
İşi bir kullanıcıya atayarak sorumluyu belirleme
Atayan kullanıcı bilgisini görev boyunca koruma
Düşükten yükseğe öncelik belirleyerek iş sırasını netleştirme
Termin tarihini kaydedip zamanında veya gecikmiş işi ayırma
Yeni görev oluştuğunda ilgili kişiye e-posta bildirimi gönderebilme

02 · Dosya ve evrak bağlantısı

Görevi, yapılacağı hukuki çalışmadan koparmayın.

Bağlantılı kayıtlar sayesinde çalışan talimatın hangi müvekkil ve dosya hakkında olduğunu doğrudan görür.

Görevi dava, icra veya diğer büro dosyasına bağlama
Gerektiğinde ilgili kişi kaydını görev bağlamına ekleme
İncelenecek ya da işlenecek evrakla ilişki kurma
Dosya içinden görev oluşturarak dosya bilgisini hazır getirme
Görev ayrıntısından bağlı dosya veya kayda geri dönme
Aynı dosyanın açık ve tamamlanmış işlerini birlikte değerlendirme

03 · Durum ve termin

İşin verildiğini değil, ilerleyip ilerlemediğini takip edin.

Durum adımları, ekibin açık işi tamamlanmış kayıtlardan ayırmasına ve gecikmeyi erken görmesine yardım eder.

Yeni görevleri henüz başlanmamış işler olarak listeleme
Çalışmaya alınan görevi devam ediyor durumuna taşıma
Sonuçlanan işi tamamlandı olarak kapatma
Termini geçtiği halde açık kalan görevi süresi geçmiş olarak gösterme
Öncelik ve termine göre görev listesini değerlendirme
Tamamlanan görev geçmişini bağlı dosyada koruma

04 · Pano ve takvim

Görevi ayrı bir listede unutmayın; günlük programa katın.

İş emirleri ana çalışma panosu ve ajanda görünümüyle ilişki kurarak günün diğer sorumlulukları arasında yerini alır.

Kullanıcıya atanmış işi kişisel çalışma panosunda gösterme
Yaklaşan terminleri günlük iş planında görünür tutma
Geciken görevleri pano üzerinde ayrı biçimde öne çıkarma
Takvim görünümünde termin tarihini diğer olaylarla karşılaştırma
Duruşma veya tebligat sonrası işi terminli göreve dönüştürme
Görev güncellendiğinde aynı kayıt üzerinden ekip görünümünü yenileme

Adım adım

Bir talebi kayıt altına alıp sonuçlandırmak için dört aşama.

Görev, oluştuğu andan kapanana kadar sorumluluk ve dosya bağını korur.

İşi tanımlayın

Başlığı, açıklamayı, önceliği ve yapılması gereken son tarihi yazın.
Bağlamı ekleyin

İlgili dosya, kişi veya evrakı seçerek çalışanın doğru kayda ulaşmasını sağlayın.
Sorumluya atayın

İşi yapacak kullanıcıyı belirleyin; görev pano ve bildirim akışına girsin.
İlerlemeyi kapatın

Çalışmaya başlayınca durumu güncelleyin, sonuçlandığında tamamlandı olarak işaretleyin.

Gerçek kullanım durumları

Bir hukuk bürosunda nasıl karşılık bulur?

Gerekçeli karar yüklenecek

İş ilgili dava dosyasına ve evraka bağlanır, sekretere atanır, termin verilir; süre geçerse görev panoda gecikmiş görünür.

Müvekkilden belge istenecek

Avukat kişi ve dosya bağlantılı görev açar; sorumlu çalışan ne isteneceğini açıklamadan görür ve işi tamamlayınca kaydı kapatır.

Duruşma sonrası beyan hazırlanacak

Duruşma kaydından sorumlu avukata yüksek öncelikli görev oluşturulur; termin takvimdeki diğer işleri planlarken görünür.

HUKBİS farkı

Gerçek kullanım örneği

'Gerekçeli kararı yükle' işi hem sorumlu sekretere hem ilgili dosyaya bağlanır; termin geçtiğinde panoda görünür.

Birlikte çalışan modüller

Karar sizin