Tek beyan, çok dosya
Birden fazla dosya, kişi ve ofis gideri tek MB numarası altında sunulur.
Büro İçi Mali Süreçler
Toplu Masraf Beyanı ve Onay
Personel bir günde yaptığı bütün masrafları tek beyanda sunsun; ortak her kaleme ayrı karar versin.
Günlük büro işinde karşılığı
Personel bir günde yaptığı bütün masrafları tek beyanda sunsun; ortak her kaleme ayrı karar versin.
Toplu Masraf Beyanı, aynı dosyayı her masraf satırında yeniden seçme zorunluluğunu kaldırır. Personel bir dosya için yaptığı araç, harç, yolluk ve yemek masraflarını aynı grup altında; başka dosyanın ve genel ofisin giderlerini de aynı beyana yeni gruplar halinde ekleyebilir.
Ortak dışındaki kullanıcıların bildirdiği hiçbir kalem onaydan önce mali hesaba işlemez. Ortak veya yönetici beyanın tamamını tek kararla sonuçlandırabileceği gibi yalnız seçtiği kalemleri onaylayıp kalanları bekletebilir ya da reddedebilir. Reddedilen satır kasa, cari ve dosya hesabında hareket üretmez.
Kalem bazında karar
Sekiz masrafın altısı onaylanıp ikisi reddedilebilir; beyan kısmen sonuçlandı olarak izlenir.
Onaydan önce sıfır etki
Bekleyen veya reddedilen masraf hiçbir kasa, cari ya da dosya hareketi oluşturmaz.
Ekran ve iş akışları
Modülün yaptığı bütün iş.
01 · Toplu bildirim
Dosyayı bir kez seçin, o dosyanın bütün masraflarını alt alta girin.
Beyan formu masrafları hedef grupları altında toplar; tekrar eden veri girişi azalır.
- Tek beyanda dosya, müvekkil/taraf ve genel büro gideri grupları oluşturma
- Bir beyanda en çok 20 hedef grubu kullanma
- Her hedef grubuna en çok 50 ayrı masraf kalemi ekleme
- Dosya grubunda seçilen dosyanın ana müvekkilini otomatik bağlama
- Kişi grubuyla dosyasız genel cari masrafı bildirme
- Beyan için ortak açıklama ve MB-YIL-SIRA biçiminde tekil numara
02 · Masraf kalemleri
Gideri yalnız tutar olarak değil, türü ve belgesiyle kaydedin.
Her satırın kendi kategorisi, açıklaması ve fişi bulunur; onaylayan kişi neye karar verdiğini görür.
- Araç/yol, harç, posta/tebligat ve memur yolluğu
- Dosya gideri, fotokopi/kırtasiye, yemek ve otopark
- Vekalet pulu ve diğer gider kategorisi
- Her masraf satırına ayrı tarih, tutar ve açıklama
- Her kaleme ayrı JPG, PNG, WEBP veya PDF fiş ekleme
- Fiş başına 8 MB dosya sınırı ve büroya ayrılmış belge alanında saklama
03 · Ödeme kaynağı
Personelin cebinden çıkan para ile büro hesabından çıkan parayı ayırın.
Masrafın kim tarafından ve hangi hesaptan ödendiği, onay sonrasındaki mali davranışı belirler.
- Kendi cebimden ödedim seçeneği
- Yetkili kullanıcının görebildiği aktif nakit hesabından ödeme
- Yetkili kullanıcının görebildiği aktif banka hesabından ödeme
- Her hedef grubu için farklı ödeme kaynağı seçebilme
- Cepten ödemeyi büro kasasını düşürmeden personel alacağına yazma
- Hesap erişimini kullanıcı yetkisine göre sınırlama
04 · Onay masası
Beyanı toplu görün, kararı kalem kalem verin.
Uzun masraf listeleri dosya, kişi ve ofis başlıkları altında gruplanır; karar çubuğu ekranda erişilebilir kalır.
- Onay bekliyor, kısmen sonuçlandı, onaylandı ve reddedildi durumları
- Grup başlığından ilgili kalemlerin tamamını seçme
- Seçilenleri onayla veya seçilenleri reddet
- Beyanın tümünü tek işlemle onayla veya reddet
- Reddedilen kaleme isteğe bağlı gerekçe yazma
- Bekleyen kalem sayısını ve toplam beyan tutarını listede görme
05 · Karar sonrası
Yalnız onaylanan kalem gerçek mali harekete dönüşür.
Beyan ile hesap hareketi arasındaki kapı ortak/yönetici kararıdır.
- Onaylanan dosya masrafını dosya hesabına bağlama
- Onaylanan kişi masrafını dosyasız genel cari hareketi olarak gösterme
- Onaylanan cepten masrafı personelin masraf alacağına ekleme
- Reddedilen kalemde sıfır kasa, cari ve dosya etkisi
- Beyan sahibine onaylanan ve reddedilen kalem sayısıyla bildirim gönderme
- Bildiren, onaylayan, karar zamanı ve red nedenini kalem düzeyinde saklama
Adım adım
Sekiz masrafı sekiz ayrı bildirim yerine tek beyanla yönetin.
Giriş hızı ile mali kontrol aynı akışta korunur.
-
Hedef grubunu seçin
Dosya, müvekkil/taraf veya genel büro giderini bir kez belirleyin.
-
Kalemleri ekleyin
Tutar, kategori, açıklama ve fişleri alt alta girin; gerekirse yeni hedef grubu açın.
-
Beyanı sunun
Ortak dışındaki kullanıcının kalemleri beklemeye alınsın ve ortaklara bildirim gitsin.
-
Kararı verin
Tümünü veya seçilen kalemleri onaylayın/reddedin; yalnız onaylananlar işlensin.
Gerçek kullanım durumları
Bir hukuk bürosunda nasıl karşılık bulur?
Aynı gün iki dosyada sekiz masraf yapıldı
İlk dosyanın beş, ikinci dosyanın üç masrafı ayrı gruplarda ama tek beyan numarasıyla sunulur; dosya her satırda yeniden seçilmez.
Sekiz kalemin ikisi belgelenemedi
Altı kalem onaylanır, iki kalem reddedilir. Beyan kısmen sonuçlandı olur; reddedilenler hiçbir mali hareket üretmez.
Personel masrafı cebinden ödedi
Onay sonrası büro kasası düşmez; tutar personelin cepten masraf alacağına, dosyalıysa ayrıca ilgili dosya hesabına yansır.
Ayrıntı rehberleri
Bu başlık tek sayfaya sığmıyor.
HUKBİS farkı
Gerçek kullanım örneği
Çalışan bir dosya için beş, başka dosya için üç masrafı tek beyanda sunar; ortak sekiz kalemi aynı ekranda ayrı ayrı karara bağlar.
Birlikte çalışan modüller
Bu modül tek başına kalmaz.
Personel Yönetimi
Personel kartı, izin, avans, masraf ve cari ilişkilerini tek modülde yönetin.
İncele →
Ortak Cari ve Müvekkil Hesabı
Dosya, müvekkil ve portal hesaplarını tek hareket kaynağından, çift sayım oluşturmadan yönetin.
İncele →
UYAP Masraf Önerisi Yaşam Döngüsü
UYAP'tan gelen masraf önerilerini kabul, reddet ve geri alma süreciyle yönetin.
İncele →
Karar sizin
Toplu Masraf Beyanı ve Onay modülünü kendi dosyanızla görün.
Ortak demo bürosunu tek tıkla açın ya da kendi verinizle çalışacağınız 14 günlük ücretsiz deneme bürosu isteyin. Kurulum, sunucu veya kredi kartı gerekmez.